南京财经大学红山学院公用会议室使用办法

会议室是学院召开会议、举办学术报告和学生活动的专用场所，为加强对学院公用会议室的管理，确保会议室的使用规范有序，提高公共资源的利用效率，为学院师生提供会议、活动保障和良好服务，特制定本办法。

一、学院公用会议室基本情况

二、学院公用会议室使用申请程序

学院公用会议室由综合办公室负责使用审批，后勤管理处负责服务管理。各部门、各系使用会议室须向综合办公室申请。

（一）使用公用会议室应提前3天向综合办公室提出书面申请。

（二）使用单位确定会议时间、内容、人数以及对会议室的要求，按照使用范围规定以及当日会议室使用情况，选择适当的会议室。

（三）会议室安排若有冲突，按申请时间先后顺序确定，公用会议室一般不可跨学期申请。会议室申请程序完成后，如无特殊情况，不可随意更改；如有变动，请严格按照程序申请取消，不准私下协商转用或者外借。若各部门申请的会议室与学院临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突，由综合办公室负责统筹调整。

（四）各部门使用公用会议室需经严格审批，各部门负责人是会议室使用审核的第一责任人，对会议是否需要召开、会议规模、会议室选择等具体事实把关、负责。单位负责人须在申请单上签字审批；学生组织的班级活动，由系负责老师申请、系学工秘书审批；学生社团组织的活动，由团委负责老师申请、团委负责人审批，并填写和注明负责学生活动的教师及联系方式，不得填写学生的姓名及联系方式。

三、学院会议室使用注意事项

（一）使用部门负责各类活动的组织安排及管理工作，遵守公用会议室使用管理规定，保证活动进行过程中的正常秩序。会议室的实际使用情况，必须与申请内容相符；各类学生活动使用会议室，申请老师必须在物业提供的会议室使用情况单上确认签字。

（二）各部门在使用公用会议室过程中，应服从会议室管理人员的安排，使用、移动、拆卸室内设施，悬挂、张贴会标、会议材料等必须征求管理人员同意，损坏、丢失会议室设施的要负责赔偿。

（三）公用会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得综合办公室同意，任何人不得拿出会议室或作为它用。

（四）自觉维护公用会议室的环境卫生，不得乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。

（五）使用部门在会议室使用完毕后，必须负责把所用设施还原，切断电源，关好门窗，并及时通知物业，以防止意外事故发生。

（六）会议所需特殊设备各部门自备。

（七）公用会议室禁止以任何名义私自转借、外借举办各类培训、授课、产品推介等活动。

（八）各部门提前安排会议，做好预案，提前申请会议场地，确保会议顺利、高效进行。会议室使用原则上按照8:00—12:00、13:00—17:30、18:30—20:30三个时间段申请，严禁长时间申请、占用公用会议室。

（九）对于未按规定要求使用公用会议室的部门，学院将定期通报批评。私自转借、外借及举办活动与申请内容不符的，一经查实，将视情况暂停相关部门一年的该会议室使用权；情节严重者将停止相关部门的会议室使用权并追究相关人员责任。

（十）本规定由综合办公室负责解释，自公布之日起执行。

南京财经大学红山学院

2021年9月30日