南京财经大学红山学院学生资助工作档案管理实施办法
一、总则
第一条为规范本校学生资助工作的档案管理，确保学生资助档案的完整与安全，特制定本办法。
第二条 学生资助工作档案是指本校在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。
第三条 归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交相关人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、档案管理机构人员及职责
第五条 我校学生资助工作档案管理由学生处全面负责，各系学生工作办公室安排专人主管。
第六条 校学生资助管理中心职责：全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅等日常管理工作；帮助、指导和检查各系进行档案工作。
第七条档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照高校档案工作的相关规章制度办事。
第八条档案管理人员要严格执行档案保密制度，档案外借必须履行登记手续，所有档案一经存档，未经批准不得更改和外借。
三、归档范围
第九条 校学生资助管理中心归档材料：
（一）贫困生资料库副本；（二）国家助学贷款相关材料；（三）国家奖学金相关材料；（四）国家励志奖学金相关材料；（五）国家助学金相关材料；（六）社会捐助相关材料；（七）勤工助学相关材料；（八）绿色通道相关材料；（九）临时困难补助相关材料；（十）义务兵役学费补偿材料；（十一）资助育人成果相关材料；（十二）本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。
四、档案归档要求
第十条档案资料切实抓好“五防”（防火、防潮、防尘、防虫、防失）保护工作，依据《高校档案工作管理办法》妥善保管好各类档案，电子档案要对原始数据进行备份保管。
第十一条所有纸质档案都要分类编号装盒存放，并建立档案总目录、资料盒目录，分类装订、分类编号、分类保管、以便查找。档案资料存放要排列有序，编制相关的文号，便于查找。定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。
第十二条 归档时间要求：按年度进行整理归档，在每年4月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。
